L’Agenda come strumento di gestione. L’Agenda con gli appuntamenti e le cose da fare è universalmente riconosciuta come il più immediato e produttivo strumento di organizzazione personale. EasyLex II ribadisce la validità di questo strumento, anzi ne amplifica lo spettro d’uso trasformandolo in un potentissimo sistema gestionale. Ogni registrazione in Agenda è un atomo informativo che mette in relazione:

– Tempo
– Risorse umane
– Cliente
– Pratica
– Costi
– Prestazioni
– Documenti

e costituisce l’archivio di riferimento di tutte le successive elaborazioni gestionali.

Le fasi di una pratica definite a livello di workflow nel Modulo “Procedure Standard” si concretizzano immediatamente nella pianificazione delle Attività nelle Agende dei Collaboratori che si limitano ad aggiornare queste schede spuntando l’attività come fatta e indicando il tempo impiegato. Quello che prima era un semplice evento si trasforma così in una Prestazione con costi e importi fatturabili. La stessa scheda può contenere anche i modelli di documento proposti all’operatore per completare la parte documentale legata a quell’attività.

Totale Integrazione 

Per adattarsi alle più diverse realtà il programma è strutturato in una serie di funzioni completamente integrate:
Ricerca globale: è possibile cercare in un’unica finestra tutte le informazioni di tutti gli archivi. Possibilità di definire ricerche “speciali”, salvarle per un successivo uso con eventuali “parametri” di ricerca da specificare di volta in volta.
Possibilità di uscita su file per esportare la ricerca.

– Anagrafica Clienti gestione delle anagrafiche e possibilità di inserimento di un numero illimitato di recapiti, email, siti; calcolo del Codice Fiscale, inserimento automatizzato di Comuni/Stati Esteri con CAP e Prefissi Telefonici, coda delle telefonate.
– Automazione Telefonica con timer incorporato per trasformare le telefonate in prestazioni.
– Coda delle Telefonate per ricordarsi di richiamare un numero se occupato o se la persona è assente.
– Pratiche per la gestione delle pratiche con la possibilità di indicare i Professionisti che seguono, fatturano e sono responsabili della pratica e la loro tariffa oraria. Ogni Pratica può avere una sua valuta di fatturazione e una tariffa oraria diversa per ogni collaboratore coinvolto. Possibilità di definire pratiche Cicliche con generazione automatica a periodi prefissati.
– Fatturazione per emettere Acconti, fatture di prestazioni parziali e/o finali. Una Fattura può comprendere più pratiche o essere ripartita su più clienti. Possibilità di arrotondare gli importi e impostare un valore desiderato al totale fattura (scorporo automatico di IVA, CP, RA, Rivalsa Inps). E¹ possibile una fatturazione periodica. Per ogni cliente si può stabilire uno o più criteri di fatturazione, ognuno con un proprio importo, frequenza di fatturazione, pratiche coinvolte, tenendo conto o meno di spese e anticipazioni maturate nel periodo.
– Ripartizione del fatturato per i soci in base a quota pratica o prestazioni svolte. Possibilità di tener conto del SOB (Source of Business) e dell’Office Fee.
– Gestione Documenti e Posta elettronica: Archivio collegato a Clienti, Pratiche e Attività che consente la catalogazione di tutta l’attività documentale dello studio. E¹ possibile collegare documenti esistenti, scansionare documenti in formato PDF e generare automaticamente documenti di Microsoft Word ®. Consente, con un proprio Gestore di Posta, di gestire la posta in entrata e uscita e di catalogarla nella Pratica e/o Anagrafica di competenza.
– Agenda Giornaliera, Settimanale, Mensile e di Gruppo: per pianificare le attività da svolgere, controllare quelle già svolte, creare eventi ripetitivi e pianificare riunioni.
– Attività/Prestazioni: tutto ciò che viene messo in agenda può essere quantificato in termini di costi effettivi e importi fatturabili per valutare la redditività della pratica. Un’attività può nascere come evento e poi arricchirsi delle informazioni sulle prestazioni o nascere come prestazione anche senza interessare l’agenda, come avviene per quelle create dalla pratica. Una prestazione può avere importo libero o derivare dalla somma di voci di prestazioni, per ognuna delle quali è possibile indicare il collaboratore che l’ha eseguita, la data, la durata ed il costo.
–  Block Notes: strumento di produttività per l’inserimento “al volo” di clienti e pratiche, per la gestione delle telefonate in arrivo, per il caricamento veloce del “Time Sheet” dei Professionisti e per l’invio di e-mail anche “circolari”. Strumento di produttività individuale per inserire velocemente Persone, Società, Pratiche, Attività in Agenda ad es. telefonate in arrivo e Prestazioni come in unTime Sheet.
– Pianificazione Riunioni per cercare automaticamente le date di una riunione e inviare l’E-Mail di invito ai partecipanti.
– Gestione Risorse: attraverso un grafico tridimensionale è possibile monitorare nel tempol’impegno di una risorsa o di un gruppo di risorse confrontando la disponibilità media con il carico di lavoro futuro previsto o con il tempo caricato come prestazione fatturabile per le attività già svolte. Funzione di “drill down” per analizzare nel dettaglio la composizione del carico da pratiche o da agenda di un determinato giorno per una determinata risorsa. Strumento per monitorare il carico di lavoro di una Persona o di un Gruppo in un intervallo di tempo. Utilizzato per consuntivare le ore ³caricate² da un collaboratore e per ottimizzare la distribuzione dei lavori futuri. L¹agenda di gruppo comprende il modulo Gantt.
–  Attività Standard con Costi, Importi e Modelli di Documenti associati. Possibilità di creare ‘listini’ di prestazioni di uso frequente o associati ad un cliente.
– Procedure Standard: potente strumento per la definizione di qualunque workflow con cui generare una sequenza prestabilita di eventi-prestazioni in agenda e modelli documentali associati. Consente la creazione di pratiche standard ripetitive inserendo le varie fasi nell¹ agenda dei collaboratori. Una volta spuntate come fatte queste attività diventeranno prestazioni parcellabili. Ogni procedura standard potrà essere composta da più fasi contenenti o meno “date condizionanti” da cui dipendono il calcolo dei giorni delle attività dipendenti.
– Risorse Studio: gestione degli utenti dello Studio, dei gruppi di lavoro e dei profili di accesso ai dati, che permettono di stabilire in che misura un utente può accedere e modificare gli archivi del programma.
– Collegamento con Palm Consente di trasferire sui dispositivi palmari i dati dell’anagrafica e sincronizzare quelli dell’agenda.
–  Biblioteca: permette di catalogare e cercare velocemente libri e riviste con indicazione dell’eventuale prestito. Permette di catalogare e cercare velocemente libri e riviste dello Studio con indicazione dell¹eventuale prestito.
– Calcolo Interessi permette di effettuare il calcolo degli Interessi con tasso legale o libero, della Rivalutazione istat, del Totale dovuto in funzione del Capitale indicato e il piano di ammortamento di un capitale. Possibilità di ricavare il Capitale a partire da un importo da devalutare.
– Gestione Stampe centralizzata con possibilità di modificare i report. Uscita a video, stampante, appunti, file RTF, file HTML e su Stampa Unione per lettere circolari.
– Import – Export per poter importare o esportare tutti gli archivi potendo specificare il numero e la sequenza dei campi che rappresentano l’archivio da importare o esportare.
– Contabilità Ordinaria in Partita Semplice Sistema di Contabilità in regime ordinario in Partita Semplice per la tenuta dei Registri Iva, del registro Movimentazioni, delle Liquidazioni e Dichiarazioni Iva, del Libro dei Cespiti.
– Contabilità Ordinaria in Partita Doppia: Sistema di Contabilità in regime ordinario in Partita Doppia per la tenuta dei Registri Iva, del registro Movimentazioni o Libro Giornale, delle Liquidazioni e Dichiarazioni Iva, del Libro dei Cespiti con il Principio di Cassa e la stampa del Bilancio con il Principio di Competenza e delle informazioni per il Modello Unico.
– Stampante: ogni modello. Consigliata stampante laser per sfruttare la qualita’ delle stampe su fogli formato A4
-Automazione telefonica con Modem
– EasyLex II e’ disponibile in versione Monoutente e Multiutente, anche in architettura Client-Server con Oracle, Sybase
– Disponibile nelle versioni per: Macintosh Classic, Mac OS X, Windows.

Configurazione minima: 
Disponibile su piattaforme Macintosh Classic, Mac OS X, Windows.

Versione Omnis utilizzata: 
Omnis Studio

Stato dell’applicazione : 
Disponibile

Numero di installazioni: 
Centinaia